…oder warum nicht alle Angebote auch beim Gast ankommen

Nicht zugestellte Angebote kosten Umsatz: Im Tourismus ist die  Angebotslegung durch E-Mails mittlerweile die wichtigste und umsatzstärkste Möglichkeit Gäste für einen Betrieb zu gewinnen. Deshalb ist es auch enorm wichtig, dass diese Angebote auch tatsächlich beim Gast ankommen. Jedes nicht erfolgreich zugestellte Angebot kostet potentiellen Umsatz. Dieser Artikel zeigt Gründe auf, warum  Ihre E-Mails als Spam klassifiziert werden, wie mit einfachen Tipps die Zustellwahrscheinlichkeit erhöht wird und welche professionellen Möglichkeiten dabei helfen Angebote erfolgreich zuzustellen.

Die Notwendigkeit von Spam-Filtern und deren Auswirkungen

Auf der einen Seite ist es rechtlich notwendig in der Angebots-E-Mail alle relevanten Informationen und Kosten zu den gebotenen Leistungen anzuführen. Andererseits sind es oft genau diese Informationen die E-Mails für Spam Filter verdächtig erscheinen lassen. Spamfilter durchleuchten unter anderem die Texte, Metadaten, Formatierung und Anhänge von E-Mails um mit Hilfe von mathematischen Methoden festzustellen, ob es sich um „unerwünschte“ Nachrichten handelt. Dabei gibt es ein intelligentes, mehrstufiges Filter System, welches mit jeder Stufe engmaschiger wird. Warum dies notwendig ist, zeigen die folgenden Zahlen von der Certified Senders Customer Summit 2014 aus Köln.

Laut eigenen Angaben von dem Internetdienstleister AOL werden täglich 7,5 Milliarden E-Mails global an AOL Accounts verschickt. Davon werden bereits 7 Milliarden von der ersten Anlaufstelle abgewiesen und werden erst gar nicht an die Postfächer zugestellt. In Europa gibt es mit 390.000 abgewiesenen auf 420.000 versandten E-Mails vergleichbar viel Ausschuss. Das bedeutet, dass über 90% der versandten E-Mails gar nicht ausgeliefert werden.

Ca. 93% aller weltweit versandten E-Mails werden geblockt und nicht zugestellt

Die verbleibenden E-Mails durchlaufen weitere und immer detailliertere Scans bis sie letztlich entweder im Posteingang oder oft unentdeckt im Spam Folder auf dem Server des E-Mail Providers landen. Erschwerend kommen zusätzliche Spam-Filter in den E-Mail Programmen, Virenschutz-Applikationen und Sicherheitseinstellungen auf den Endgeräten der Gäste hinzu.

Die Filter Systeme „lernen“ ständig dazu und reagieren auf die immer geschickteren Versuche von Spam E-Mails. Dies hat des Öfteren zur Folge, dass legitime Angebote falsch klassifiziert werden und dadurch im Spam-Ordner der potentiellen Gäste landen. Was dies für Unternehmen im Tourismus bedeutet, zeigt das folgende Beispiel.

Spamproblematik und E-Mail Filter

Potentieller Umsatzverlust durch Angebot im Spam-Ordner

Ausgehend von dem Durchschnitt in der Ferienhotelerie werden monatlich ca. 230 Angebote per E-Mail an Gäste verschickt. Bei einer typischen Aufenthaltsdauer von 2-3 Tagen und zwei Personen ergibt sich eine Angebotssumme, die sich je nach Leistungsumfang zwischen 500,- und 1.000,- Euro bewegt. In Summe bedeutet dies bei einem Angebotswirkungsgrad von 30% einen potentiellen Umsatz von 34.500,- bis 69.000,- Euro pro Monat. Sollten nur 10% der Angebote unentdeckt im Spam-Ordner landen bedeutet dies bereits potentielle Umsatzeinbußen von bis zu 6.900 Euro pro Monat.

Fünf einfache Tipps um Spam zu minimieren

1. Betreff und Absenderadresse ohne Umlaute, Rufzeichen und Sonderzeichen
   Sonderzeichen und Umlaute werden von Spam-Filtern kritisch betrachtet, deshalb besser auf Ausrufezeichen verzichten und Umlaute umgehen.

2. Einfache HTML Formatierungen verwenden und die Textversion der E-Mail mitschicken
   Komplexe HTML Strukturen vermeiden und auf auffällige Hintergrundfarben verzichten.
   Für E-Mail Clients die HTML E-Mails ablehnen ist es unbedingt notwendig auch eine Textversion mitzuschicken. Zentrierte Absätze sind ebenfalls gefährlich.

3. Vermeiden von „Stacheldrahtwörtern“
   Wörter wie gratis, Gewinn und auch Angebot, Preis und deren Synonyme erhöhen die Gefahr, dass E-Mails als Spam klassifiziert werden. Daher ist es ratsam diese zu vermeiden oder zumindest sehr sparsam zu verwenden.

4. Bei Mobile Clients testen
   Mehr als 50% der Emails werden auf mobilen / touchfähigen Geräten gelesen. Daher ist es ratsam Emails auf mobilen Clients und beliebten WebMail Anbietern zu testen.

5. E-Mails auf Spamverdacht prüfen lassen
   Professionelle Tools prüfen E-Mails vor Versand und zeigen potentielle Schwachstellen der E-Mails auf. https://www.senderscore.org

Technische Lösungen und professionelle Hilfe unterstützen

Ein weiterer Schritt um die Zustellrate zu erhöhen ist die Zuhilfenahme von sogenannten „Whitelisting Services“. Eine Whitelist ist eine Auflistung von vertrauenswürdigen Service Partnern die dafür bürgen, keinen unerwünschten Spam zu verschicken. Nach einem etwas aufwendigerem Zertifizierungsprozess und der Aufnahme in diese Verzeichnisse werden E-Mails bei Partnern der Whitelist bevorzugt behandelt und nicht als Spam klassifiziert. Professionelle Programme zur Angebotslegung nutzen (hoffentlich) diese Whitelist Lösungen und bieten so integrierten Schutz. Allerdings helfen diese Dienste nur bei der Zustellung bei teilnehmenden Providern, nicht aber lokal auf den Rechnern der potentiellen Gäste.

Um auch diese letzte Lücke zu schließen gibt es verschiedene Möglichkeiten die vom aufwendigen Nachtelefonieren bis hin zum Versand von möglichst reduzierten Hinweis Emails um auf potentielle Angebote im Spamordner der Benutzer aufmerksam zu machen.

In jedem Fall empfiehlt es sich Experten zu Rat zu ziehen um maßgeschneiderte Lösungen und den größtmöglichen Erfolg für den touristischen Betrieb zu erreichen.