Harald Hafner, Travel Industry Club Austria (Mitglied der Plattform Tourismusforschung), berichtet von den Diskussionen beim aktuellen ‚Business Travel Breakfast‘ zum Thema

Business Events – Kostendruck und Mehrwert.

(Autor: Harald Hafner / Travel Industry Club Austria)

Das für dieses Jahr abschließende Business Travel Breakfast fand zum Thema „Business Events – Kostendruck und Mehrwert“ im Steigenberger Herrenhof statt. Event Marketing in Unternehmen findet immer stärkeren Zuspruch. Live-Events schaffen Viralität und das ist in Zeiten des digitalen Marketings entscheidend. Die Bandbreite dieser Events reicht von Präsentationen und Produkteinführungen über Konferenzen bis hin zu Motivational Meetings und Incentives. Bei einer durchschnittlichen Aufenthaltsdauer von 2,3 Tagen und Ausgaben von Euro 190,- pro Teilnehmer/in und Tag ist das Segment für die Wiener Tourismuswirtschaft von großer Bedeutung.

Was wird nachgefragt?

Verantwortliche aus Unternehmen meinen, das Transport, Beherbergung, Kulinarik, Räumlichkeiten sowie Technologie die entscheidenden Leistungsbestandteile sind. Beim Transport ist es vor allem die Erreichbarkeit sowohl der Destination als auch der Austragungsorte vor Ort. Die Monopolstellung der Lufthansa sowie die abgelehnte dritte Piste am Wiener Flughafen sind dabei schlechte Neuigkeiten. Der überwiegende Teil der Meeting Planer bevorzugen bei der Unterkunft Hotels der Mittelklasse. Manche Luxushotels lassen sich deshalb auch nicht mehr klassifizieren, meint Tino Gertscher, Regional Director for Business Develpment der Deutsche Hospitality in Österreich. Bei der Kulinarik setzt man auf ehrliches, würziges Superfood verbunden mit einem „Farm-to-Table“ Konzept. Dabei gilt es Unverträglichkeiten und Diäten der Teilnehmer/innen zu berücksichtigen. Alternativen zu herkömmlichen Austragungsorten sind in Mode gekommen. Ob für Großveranstaltungen, wie z.B. die re:publica in Berlin, oder kleinere Tagungen und Seminare sind es alte Fabrikshallen, Hausboote, Foto- oder Yoga Studios aber auch Vinotheken und Restaurants, die auf Interesse stoßen. Die „Sharing-Economy“ hat auch bei den Business Events Einzug gehalten. Technologie und hier vor allem Apps und virtuelle Events sind von Bedeutung. Event-Apps haben den großen Vorteil, die Kommunikation und den Austausch zu erleichtern aber auch das Engagement der Teilnehmer/innen zu verbessern. Die Teilnahme an Events sollte dabei sowohl real als auch virtuell möglich sein.

Wie läuft der Hase?

Ein wichtiges Thema für Meeting Planer und Event-Koordinatoren sind die Abläufe und die damit verbundenen Standards bei der Konzeption, Planung, Durchführung und Nachbearbeitung von Veranstaltungen. Im ersten Schritt geht es bei den Verantwortlichen darum, die Zustimmung der Entscheider im Unternehmen zu bekommen. Transparenz des Angebots, Einhaltung von Compliance-Richtlinien und des Budgets sind wichtige Kriterien. Die Zahlungsabwicklung und die Qualitätssicherung liegen den Veranstaltern darüber hinaus am Herzen. Für die Anbieter ist es besonders wichtig in ein sogenanntes „Preferred Supplier Programm“ aufgenommen zu werden. Die Komplexität von Live-Events führt dazu, dass gerne auf bewährte Anbieter zurückgegriffen wird. Tobias Heusinger von Waldegge, Head of Sales & Program Management bei CWT Meetings & Events, Central Europe, meinte, dass dieses Vertrauen verdient werden will. Um diesen Ansprüchen gerecht zu werden, begleitet CWT Meetings & Events seine Kunden mit entsprechender Technologie und persönlichem Einsatz.

Warum wird der Event durchgeführt?

Die Teilnehmer/innen am Frühstück kamen überein, dass die Frage nach dem „Warum“ die entscheidende ist. Mag. Ivo Franschitz von der Enited Business Events GmbH meinte, dass die konkreten Kriterien und die damit verbundenen Ziele zur Ermittlung und Beurteilung eines Event-R.O.I. definiert sein müssen, um Business Events erfolgreich zu gestalten. Während der Kostendruck auf alle Verantwortlichen steigt, muss ein Mehrwert für die Teilnehmer/innen und die Veranstalter erzielt werden. Das geht nur dann, wenn man sich auf eben diese Vorgaben fokussiert. Neben dem R.O.I. wurde von Henrik von Arnold ebenfalls von Enited, der Emotional Return on Investment als gleichbedeutend in die Diskussion eingebracht. Teilnehmer/innen zu stimulieren und zu motivieren ist Grundlage, um letztendlich einen R.O.I. zu erzielen.